De top vijf mythes over datamigratie ontkracht
Auteur: Arjan Vis, Migratie Delivery Manager, Keylane
Het is geen geheim dat het implementeren van een nieuw kernverzekeringssysteem een enorme onderneming kan zijn, waarbij de angst voor gegevensmigratie voorop staat. Het verplaatsen van polissen, klantendossiers, betalingen en andere kritieke activa van uw oude omgeving naar een nieuw systeem is van het grootste belang.
Keylane’s ervaring in bedrijfskritische implementaties heeft meer dan 15 miljoen succesvolle polismigraties opgeleverd, en met dat in het achterhoofd wil ik het graag hebben over een aantal van de meest voorkomende mythes die ik hoor in de verzekeringsbranche, met daarbij ook mijn insidersvisie op deze mythes.
Mythe #1: “Polissen verhuizen is makkelijk, je verplaatst ze van A naar B”.
Ik hoor dit vaak tijdens eerste gesprekken. De realiteit is echter dat het opschonen van data altijd noodzakelijk is bij het migreren van polissen. Veel, zo niet de meeste verzekeraars grijpen een polismigratie aan als een kans om data vooraf te verwerken, zoals het splitsen van polissen, het combineren van dekkingen van meerdere polissen en/of het creëren van groepscontracten en pakketten.
Een ander aspect dat de complexiteit vergroot, is dat polisgegevens contextgevoelig zijn. Uw nieuwe datastructuur moet werken met alle systemen die er gebruik van maken, zoals integratie met instanties voor voertuigregistratie. Er moet een geautomatiseerd proces worden ontwikkeld om verzekeringen af te sluiten en opnieuw te registreren met bijgewerkte en correcte informatie.
Een succesvolle migratiestrategie zorgt voor consistentie van gegevens in verschillende systemen en biedt een volledig overzicht van gegevens, afhankelijkheden en bedrijfscontext. Een goed begrip van je huidige datamodel is cruciaal als het gaat om het mappen van bronrecords naar een nieuwe doelstructuur. Hoe goed zijn de huidige gegevens gedocumenteerd? Zijn deze up-to-date? Is er technische expertise intern beschikbaar?
De migratiemethodologie van Keylane biedt een gestructureerde en bewezen aanpak en kan alle legacy data uitpakken en transformeren naar nieuwe formaten die een kernsysteemmigratie met volledige data integriteit ondersteunen.
Mythe #2: “Off-the-shelf datamigratie tools bereiken dezelfde resultaten”
Hoewel het waar is dat er veel tools en applicaties beschikbaar zijn die kunnen helpen bij datamigratieprojecten, zoals ETL-tools (extract-transform-load), Robotic Process Automation (RPA), data governance en testsoftware (om er een paar te noemen), is de realiteit van beleidsmigratie en -beheer veel genuanceerder en hebben al deze tools beperkingen en afhankelijkheden.
Het instellen en configureren van deze tools lijkt op het eerste gezicht misschien minder technisch uitdagend en veeleisend, maar om ze optimaal te implementeren is een goede kennis nodig van het uitgangspunt en de gewenste staat, evenals begrip van gegevensafhankelijkheden en uitzonderingen in hoe de noodzakelijke regels voor gegevensvalidatie moeten worden gedefinieerd. Bovendien hebben ETL tools de tekortkoming dat ze niet in staat zijn om de volledige context van de data te begrijpen. Dit betekent dat ze niet in staat zijn om de relatie tussen betalingsdata, reserves, documenten, taken en memo’s over te dragen en te onderhouden. Dit is een punt van zorg, want om een migratie echt succesvol te laten zijn, moeten deze assets normaal gesproken worden opgelost met op maat ontwikkelde tooling.
Het Keylane-migratieteam maakt gebruik van standaardsoftware en een speciaal team dat gespecialiseerd is in maatwerkontwikkeling voor procesautomatisering en -validatie. En het hele migratie-ecosysteem, of het nu gaat om tools, software en data, wordt beheerd in een aparte omgeving om databeveiliging en privacyregels te garanderen. Dit maakt het mogelijk om migratiekwaliteit te garanderen, hoe groot en complex de scope ook is.
Mythe #3: “Alle historische gegevens en beleidsregels moeten worden gemigreerd”.
De overtuiging dat alle niet-actuele en oudere versies van beleidsregels moeten worden gemigreerd is een veel voorkomende mythe in de industrie. En hoewel de Keylane migratiemethodologie dit gemakkelijk kan inpassen waar gewenst, kiezen de meeste Keylane klanten ervoor om enkel de huidige polisversies te migreren.
In het geval van claims die gekoppeld zijn aan oudere polisversies, kunnen deze eenvoudig teruggehaald worden, maar gezien de zeldzaamheid waarmee oudere versies nodig zijn (zelden of helemaal niet), is het een moeilijke business case om te maken, aangezien de extra kosten en tijd moeilijk te rechtvaardigen zijn.
Mythe #4: “Je hoeft alleen vlak voor de livegang na te denken over de migratie van polissen”.
Voordat je bedrijf overstapt en de sprong maakt om je verzekeringsprocessen op een nieuw systeem uit te voeren, moet je al je data veilig in je nieuwe systeem hebben geladen. Dit ligt natuurlijk voor de hand. Maar om er zeker van te zijn dat de nieuwe systemen alle benodigde gegevens met succes hebben geïntegreerd, moet u beschikken over een solide migratiestrategie waarin de aanpak, de middelen, de projectfasen, de testplannen, de validatie- en tergdraaiprocedures uitgebreid worden beschreven. Voorruitplannen is daarom cruciaal voor een succesvolle migratie, en als u niet voldoende tijd uittrekt voor de planning van de beleidsmigratie, is dat een recept voor mislukking en onvermijdelijke verstoring.
Axon implementaties beschermen tegen deze risico’s door het opnemen en opzetten van een day one beleidsmigratieproject lang voor de datum van geplande go-lives. De specialisten van Keylane ontwerpen, voeren uit en verfijnen het migratieproces gedurende het hele implementatieproject, en voeren elke twee weken een migratie uit op de productdatabase, zodat problemen met de datakwaliteit en fouten in de mapping tot een absoluut minimum worden beperkt.
Mythe #5: “We moeten beleidsmigraties zelf doen”
Het is een eerlijk punt om te zeggen dat het niet echt uitmaakt wie verantwoordelijk is voor de migratie van polissen, zolang het maar op tijd en binnen de scope gebeurt en voldoet aan alle verwachtingen op het gebied van kwaliteit en resultaten. Maar verzekeringsorganisaties die zelf een volledig migratieproject uitvoeren, hebben vaker wel dan niet een aantal grote blinde vlekken, en bovenaan de lijst staat meestal een ernstige onderschatting van de uitdagingen om het project op de juiste manier en met de juiste competenties uit te voeren. Een datamigratieproject van deze omvang is essentieel en het hebben van de juiste middelen, technische kennis en ervaring is absoluut noodzakelijk voor succes. Simpel gezegd, een algemeen gebrek aan ervaring voegt grote risico’s toe aan elke beleidsmigratie, maar deze risico’s worden exponentieel groter naarmate het project groter wordt.
Een andere blinde vlek die ik heb gezien bij verzekeraars die het alleen doen met de migratie van polissen, is de reconciliatie van data en de naleving van regelgeving, die altijd onderhevig is aan externe verificatie en intensieve audits. Keylane biedt gemoedsrust met betrekking tot deze factoren met geoptimaliseerde en gestandaardiseerde best practices, die naleving van alle strenge auditvereisten garanderen.
Zo zie je maar. Mijn top vijf mythes ontkracht vanuit het perspectief van een insider in de industrie. En in alle eerlijkheid, in een bedrijfstak die zo oud is als de verzekeringsbranche, zijn een paar mythes te verwachten.
Als ik niet druk bezig ben met het ontkrachten van mythes bij Keylane, dan kun je me vinden terwijl ik mijn collega’s en klanten ondersteun. Ik ben er trots op dat ik meehelp om ons 100% succesvolle trackrecord in het migreren van klantdata te handhaven, en daarbij onze gouden standaard aanpak om de verzekeringsmarkt van vandaag te bedienen hoog te houden.
Keylane garandeert succesvolle migraties voor haar klanten door een strikt gecontroleerd proces dat planning, data cleansing, extractie, transformatie, laden en post-migratie testen en validatie omvat. Onze methodische aanpak wordt georkestreerd in nauwe samenwerking met de klant, waarbij bedrijfsspecifieke kennis wordt gekoppeld aan bewezen methodologie en tooling.