10 stappen voor een succesvolle WTP-transitie voor pensioenverzekeraars

De Wet toekomst pensioenen (WTP) markeert een keerpunt in de Nederlandse pensioenmarkt. Voor pensioenverzekeraars betekent dit niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om hun bedrijfsvoering te moderniseren, hun klantgerichtheid te versterken en commercieel potentieel te benutten. Bestuursleden en pensioenadviseurs spelen hierbij een sleutelrol: de keuzes die vandaag worden gemaakt, bepalen het succes van de transitie en de concurrentiepositie van morgen. 

Als toonaangevende leverancier van SaaS-gebaseerde pensioenadministratie-oplossingen – en één van de eersten die geïntegreerde WTP-functionaliteit op de Nederlandse pensioenmarkt heeft geïmplementeerd – heeft Keylane de volgende 10-stappenrichtlijn ontwikkeld voor een succesvolle implementatie van de WTP-transitie in de pensioenadministratie van pensioenverzekeraars.  Het is een algemene aanpak, onderbouwd met voorbeelden, en daarom niet bedoeld als een volledig overzicht.

1. Organiseer een geïntegreerde aanpak

Betrek vanaf het begin productmanagement, juridische zaken, commerciële zaken, klantenservice en backoffice. Zorg ervoor dat iedereen strategisch op één lijn zit en begrijpt wat de definitie is van een overgang naar een nieuw fiscaal kader en hoe dit nieuwe DC product eruitziet. Het kan bijvoorbeeld een overgang zijn waarbij de rechten van deelnemers worden gerespecteerd (eerbiedigende werking) en die dus minder impact heeft, maar toch zullen alle deelnemers door de overgang worden beïnvloed. Of de overgang is gebaseerd op een nieuwe vlakke premie staffel voor alle deelnemers. Hoe wil uw bedrijf dat klanten deze verschillende niveaus van overgang ervaren en welke processen worden beïnvloed? Een brede, gecoördineerde aanpak zorgt voor een efficiënte en consistente overgang.

2. Stel een standaard WTP-overeenkomst overgangskader op

Ontwikkel een robuust basisontwerp dat breed kan worden toegepast. Dit kader zorgt ervoor dat verschillende soorten klanten, bijvoorbeeld klanten met één of meerdere overeenkomsten, gemakkelijk de overgang kunnen maken. Dit biedt duidelijkheid aan klanten en adviseurs en voorkomt complexiteit bij de uitvoering.

3. Houd maatwerk onder controle

Bepaal welk maatwerk nog is toegestaan onder de WTP en ontwerp processen voor de (beperkte) handmatige afhandeling ervan.

4. Breng de impact op processen in kaart

Naast de reeds geïmplementeerde nieuwe zaken en contractverlengingen ontstaat er een nieuw transitieproces voor bestaande klanten die overstappen naar een WTP-regeling. Breng dit proces duidelijk in kaart en definieer de vereiste aanpassingen in reeds geïmplementeerde processen, systemen en governance voor nieuwe klanten en contractverlengingen.  Evalueer en stem tegelijkertijd het proces voor nieuwe klantennf op het overgangsproces. Dit voorkomt een tweesporenbeleid en zorgt ervoor dat klanten, deelnemers en adviseurs consistent en efficiënt worden bediend.

5. Automatiseer waar mogelijk

Streef naar een sterk geautomatiseerd overgangsproces met vaste communicatiemomenten voor adviseurs, klanten en hun deelnemers. Zo kan bijvoorbeeld de overgangscommunicatie over het kapitaal van de deelnemer voor en na de overgang worden geautomatiseerd: denk aan het aanmaken van een documentsjabloon, UCM-verzoeken en het beschikbaar stellen van de gegevens op het deelnemersportaal. Dit vermindert het operationele risico en verbetert de klanttevredenheid.

6. Zorg voor een soepel verloop

Voor adviseurs moet het proces eenvoudig en intuïtief zijn. Zorg ervoor dat alle bekende klantinformatie direct beschikbaar is voor de adviseurs. Maak bijvoorbeeld een offerteproces voor de adviseur mogelijk dat is gebaseerd op de bestaande product- en deelnemerspopulatie, zodat er slechts in beperkte mate zelf klantinformatie hoeft te worden toegevoegd.  De bestaande DC-overeenkomstkeuzes worden hergebruikt, dat wil zeggen de keuzes die onder het nieuwe fiscale regime kunnen worden voortgezet. Uiteraard blijft het mogelijk om deze keuzes samen met de adviseur te wijzigen in het WTP-offerteproces. Nu hoeft een klant alleen nog maar na te denken over wat er onder WTP is veranderd, bijvoorbeeld de voortzetting van de premie voor (vrijwillig aanvullend) partnerpensioen, ANW-pensioen en wezenpensioen gedurende drie tot zes maanden na ontslag.

7. Zorg voor een functioneel kader voor het omzetten van polissen

Zorg ervoor dat de functionele oplossing voor het overzetten van polissen van de huidige klantovereenkomst naar een WTP-klantovereenkomst een duidelijke structuur heeft voor alle mogelijke polisdekkingen. Bijvoorbeeld: de opbouwdekkingen van de huidige polis worden onder de WTP-overeenkomst voortgezet in een premievrije staat en de risicodekkingen worden beëindigd. Vanuit functioneel oogpunt is het wenselijk om alle dekkingsgegevens op één polis te houden.

8. Stel poliswaarden veilig

Zorg ervoor dat de huidige poliswaarde wordt voortgezet op het moment dat de polis op de transitiedatum wordt omgezet naar het nieuwe fiscale regime, bijvoorbeeld door de huidige portefeuille ook voort te zetten.

9. Beslis hoe om te gaan met de verschillen tussen fiscale regimes

Breng de huidige polissituaties in kaart en bepaal wat er moet gebeuren als dit onder de WTP niet langer mogelijk is. Bijvoorbeeld: keuzes van deelnemers met betrekking tot premieherbestemming, die onder de WTP-regeling alleen is toegestaan binnen 15 jaar voor de AOW-leeftijd.  De deelnemers moeten worden geïnformeerd als deze optie niet langer mogelijk is.

10. Houd het beheersbaar

Uw klanten moeten de WTP-overeenkomst naast hun huidige overeenkomst gemakkelijk kunnen beheren. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de administratieve wijzigingen voor dienstverbanden onder verschillende fiscale regimes binnen hetzelfde tijdsbestek kan verwerken.

Conclusie: De overgang naar WTP vereist meer dan alleen technische aanpassingen: het is een strategische uitdaging die productontwerp, klantervaring en operationele efficiëntie omvat. Pensioenverzekeraars die deze overgang aangrijpen als een kans voor innovatie, zullen hun marktpositie versterken en actief bijdragen aan een duurzaam pensioenstelsel.

Wilt u weten hoe Keylane u kan ondersteunen bij uw overgang naar WTP? Neem dan contact op met Marit.Lasschuit@keylane.com