Volledig geautomatiseerde pensioenprocessen

KEYLANE 3 juni, 2020

Volledig geautomatiseerde processen, oftewel straight through processing (STP), wordt steeds meer de standaard. Zeker ook binnen verzekeraars, pensioenfondsen en intermediairs. Een deel van de markt maakt hier al volop gebruik van, maar sommige partijen kunnen hier nog winst behalen. Maar het levert ook vragen op. Want hoe ziet een STP proces er nu precies uit? Wat levert het je als klant daadwerkelijk op? En krijgt iedereen hetzelfde proces?

Wat verstaat Keylane onder een STP proces?

Wij verstaan onder een STP proces een proces dat vanaf het doorgeven van de mutatie via een portaal tot aan de terugkoppeling richting verzekerde, werkgever of intermediair, volledig geautomatiseerd verwerkt wordt. Dus zonder tussenkomst van handmatige handelingen. Voor veel processen is dit inmiddels de standaard waardoor onze klanten enorm hebben gewonnen aan efficiency. Alles STP blijkt in de praktijk niet haalbaar. Zo moeten voor sommige processen de aangeleverde stukken altijd worden gecontroleerd, willen sommige klanten dat offertes handmatig nagekeken worden of vraagt een ISAE3402 certificering bijvoorbeeld dat er een 4-ogen principe toegepast moet worden.

Wat levert een STP proces op?

Hoe meer de processen geautomatiseerd zijn, hoe meer winst er behaald kan worden in snelheid en hoe hoger de kostenbesparing uitvalt. Daarnaast krijgt de klant sneller terugkoppeling op doorgegeven wijzigingen.

Door minder menselijke handelingen en beslissingen in een proces wordt het proces sneller. Daarnaast kan een deel van de controlestappen, nodig voor het borgen van de datakwaliteit, digitaal afgevangen worden.

De complexiteit van het proces dat STP wordt gemaakt heeft invloed op de te behalen kostenbesparing. Het STP doorvoeren van een wijziging van een e-mailadres levert bijvoorbeeld minder tijdsbesparing op dan een volledig gedigitaliseerd pensioneringsproces van een deelnemer of verzekerde. Al zal een deelnemer het zeker waarderen dat na het doorvoeren van een wijziging, deze direct wordt verwerkt en zichtbaar is op het portaal. Het doel is daarom om alles wat kan, volledig te automatiseren en handmatige handelingen te voorkomen.

Het pensioneringsproces is bij veel pensioenuitvoerders een actueel thema. Bij vele wordt dit momenteel nog niet STP afgehandeld en is men veel tijd kwijt met het maken van pensioenberekeningen of offertes, het controleren van handtekeningen of het overtypen van aanvraagformulieren. Voor een groeiend aantal klanten heeft Keylane dit proces nu 100% STP ingericht. En het mes snijdt aan twee kanten. Ook de deelnemer of verzekerde is erbij gebaat. Een customer journey op het deelnemerportaal begeleidt de deelnemer van A tot Z door het proces. Op basis van de persoonlijke situatie en de regeling wordt de deelnemer op maat door zijn keuzes geloodst, worden slimme defaults op maat aangegeven, wordt om ontbrekende data (zoals vaak het IBAN) gevraagd en worden validaties uitgevoerd. Na het indienen van het digitale pensioneringsverzoek houdt de deelnemer via track & trace inzicht in de status van het proces.

Inrichting van een STP proces

Van elk proces is er een standaard die als vertrekpunt dient voor het specifiek maken van het proces op uw situatie. De template bevat de optimale samenwerking tussen Keylane portalen / customer journeys en het proces in de Keylane pensioensystemen. Deze standaard processen gaan uit van maximale STP verwerking.

Van hieruit wordt het proces klantspecifiek gemaakt om, waar gewenst, aan eigen werkprocessen tegemoet te komen. De exacte invulling van het STP proces kan per klant, per proces en per systeem verschillen. De basisopzet van elk STP proces is gebaseerd op het principe van IPO (Input-Proces-Output): Gegevens worden zo vroeg en volledig mogelijk gevraagd en gevalideerd. Daarna vindt de (financiële) verwerking plaats. Vervolgens wordt het resultaat gecommuniceerd naar alle relevante belanghebbenden.

Uiteraard dient het proces van begin tot eind volledig opgezet te zijn. Dus ook de uitzonderingen worden meegenomen en getest. Dat vergt tijd en investering van zowel Keylane als van de klant.

Keylane platformen

In al onze standaard platformen bestaan er mogelijkheden om STP processen op maat in te richten. Onze oplossing is geoptimaliseerd voor de combinatie van Keylane portalen en Keylane pensioensystemen. Uiteraard is het ook mogelijk om uw eigen portalen te koppelen met behulp van beschikbare API’s.

Uiteraard vindt er binnen de Keylane platformen logging plaats van de doorlopen processtappen. Binnen Plexus zijn de doorlopen processtappen daarnaast ook te visualiseren via een processchema.

Vervolgstappen

Wij leveren een standaard voor de STP processen, maar een klant heeft de mogelijkheid deze aan te passen zodat deze past binnen de eigen werkprocessen. Hierbij is ook de mogelijkheid om de klantspecifieke uitzonderingssituaties toe te voegen. Het komen tot een STP-landschap dat past bij de klant, in zowel inrichting als omvang en volgtijdelijkheid van de realisatie, start met een goed gesprek. Wij zijn uiteraard bereid hierover met elkaar vrijblijvend van gedachten te wisselen.