Axon-Implementatie: Regelgevend succes vanaf de start

Auteur: Bianca Duiverman – Projectmanager bij Keylane

Een van de mooiste aspecten van mijn werk als projectmanager bij Keylane is de samenwerking met onze klanten bij de implementatie van ons Axon-platform. Het enthousiasme van klanten wanneer ze de talloze mogelijkheden ontdekken voor het definiëren van hun bedrijfsprocessen, het creëren van nieuwe gebruikersdialogen en het genereren van rapporten, is aanstekelijk. Met de potentiële integratie van technologieën zoals AI kan men zeggen dat dit echt opwindende tijden zijn om in de verzekeringssector te werken.

Maar het is ook een tijd van toenemende regelgevende druk op verzekeraars. Dit wordt duidelijk door het groeiende aantal vragen over naleving dat ik ontvang. Overheidsvoorschriften zoals EU/DORA en GDPR roepen gerechtvaardigde zorgen op bij klanten, die door een implementatieteam moeten worden aangepakt.
Gezien de gretigheid van verzekeraars om nieuwe oplossingen op de markt te brengen, de tijd tot waardecreatie te verkorten en tegelijkertijd rekening te houden met een groeiend aantal regelgevende vereisten, wil ik enkele eenvoudige maar cruciale maatregelen delen die kunnen worden genomen om een succesvol projectinitiatief te bevorderen.

Kennisoverdracht & gezamenlijke doelen

Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar het is essentieel dat alle leden van het projectteam begrijpen wat er nodig is op het gebied van de huidige voorschriften en beveiligingseisen. Dit is vooral belangrijk bij de implementatie van een nieuw kernsysteem zoals Axon. Twee belangrijke vragen hier zijn: welke vereisten zijn absoluut cruciaal en wat is de beste manier om ze te voldoen?

Volgens mijn ervaring is een reeks initiële workshops een zeer effectieve manier om kernimplementatieprojecten te starten. Nodig alle teamleden, evenals nalevings- en beveiligingsfunctionarissen en andere belanghebbenden, uit in één ruimte (ik vind fysieke bijeenkomsten effectiever dan virtuele sessies). Op deze manier kan de kennisoverdracht beter worden gearticuleerd en begrepen, aangezien de regelgevende behoeften in de context van een echt project worden besproken. Het hoofddoel hier is om overkoepelende doelen te delen en te bespreken, gevoelige gebieden van het project zorgvuldig te onderzoeken en de documentatievereisten van het project te definiëren.

Deze workshops helpen ook om nauwe, professionele relaties binnen het team te versterken, gedeelde verantwoordelijkheid en verantwoording aan te moedigen en tegelijkertijd alle leden in staat te stellen zowel de bedrijfsdoelstellingen als de nalevingsvereisten vanuit alle perspectieven te bekijken.

Langdurige ondersteuning & projectbeheer

Voor elk implementatieproject is het cruciaal om de benodigde middelen en vaardigheden zo lang als nodig veilig te stellen. Hoewel nalevingsfunctionarissen niet bij elke projectupdate-vergadering aanwezig hoeven te zijn, is het belangrijk om hen op de hoogte te houden, zodat ze snel bij gesprekken kunnen worden betrokken wanneer dat nodig is. Dit benadrukt echt het belang van een samenwerkingsovereenkomst – en niet alleen binnen het project, maar ook voor nalevingsfunctionarissen om proactief updates van voorschriften, beleidswijzigingen en best practices te delen.

Een ander aspect om op te letten: personele middelen zijn niet de enige potentiële projectknelpunten. Toegang tot kantoorlocaties en IT-systemen voor individuele teamleden kan screenings en expliciete goedkeuringen vereisen. Mijn advies hier is om deze behoeften nooit te onderschatten. Projectteamleden moeten toegang hebben tot productiesystemen en ontwikkel- en testomgevingen. Maar aangezien deze omgevingen gevoelige gegevens bevatten, moeten voor elke individuele medewerker toegangsbevoegdheden, inloggegevens en autorisatiemethoden worden vastgesteld. Een vooruitziende projectmanager moet deze vereisten zo snel mogelijk aanpakken en alle projectvereisten van tevoren verzamelen.

Naarmate het project vordert, is het belangrijk om bedrijfsanalyses, functionele vereisten, ontwerpbeslissingen continu te challengen en prioriteiten eerst vanuit een regelgevend en beveiligingsperspectief vast te stellen of aan te passen. In de praktijk betekent dit dat het implementatieteam nauw moet samenwerken met testmanagers om niet alleen veilige codeerpraktijken te waarborgen, maar ook om te verifiëren dat de kwaliteit van unit-, systeem- en integratietests aan de benodigde normen voldoet en grondig is gedocumenteerd.

Bij Keylane integreren we audits, beoordelingen en beveiligings- en risicobeoordelingen in onze projecttemplates, zodat het project moeiteloos kan rapporteren over hoe kritieke regelgevende vereisten zijn geïmplementeerd en welke gebieden nog aandacht nodig hebben.

Lees hier meer over Keylane.