Privacyverklaring Keylane

1.1 Inleiding

Wij respecteren uw privacy en gaan zorgvuldig om met privacygevoelige gegevens volgens de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving. In deze privacyverklaring beschrijven we hoe we persoonsgegevens verwerken, voor welke doeleinden we dat doen, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen, en geven we andere informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om een individuele persoon te identificeren of die naar een individueel persoon te herleiden zijn.

Lees het hoofdstuk van de privacyverklaring dat voor u relevant is:

• Privacyverklaring hoofdstuk: Zakelijk contactpersoon, leverancier, partner, investeerder
• Privacyverklaring hoofdstuk: Sollicitanten
• Privacyverklaring hoofdstuk: Websitebezoekers

Deze privacyverklaring geldt voor situaties waarin Keylane fungeert als gegevenscontroller voor derden. Als gegevensverwerker verwerken wij daarnaast gegevens van onze klanten volgens hun instructies, maar dat onderwerp valt buiten de scope van deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Keylane verzamelt in verband met de diensten en producten die wij leveren, inclusief onze websites. Met verwijzingen naar Keylane worden in deze privacyverklaring Keylane Topholding B.V. en al haar groepsondernemingen bedoeld.

U kunt altijd contact met ons opnemen wanneer u vragen heeft of zich zorgen maakt over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

1.2 Gebruiken wij cookies?

Op onze websites maken we gebruik van cookies. Een cookie bevat informatie die door een website wordt verzonden en wordt opgeslagen op uw harde schijf en in het tijdelijke geheugen. U kunt elk moment de cookie-instellingen van uw internetbrowser en/of onze website wijzigen of onze cookies verwijderen.

Wij gebruiken noodzakelijke cookies, die geen gevolgen hebben voor uw privacy. Hieronder vallen functionele cookies om de content, functionaliteit, prestatie en usability van onze website te verbeteren. Hieronder vallen ook beperkte analytische cookies om de website te verbeteren, met name voor het monitoren van het algemene gebruik door bezoekers, de gebruikte browsers en de traffic-routering van onze bezoekers.

Naast deze analytische cookies bieden wij het gebruik van optionele cookies aan.Daarmee kunnen wij het gedrag van onze bezoekers en het gebruik van embedded diensten volgen, zodat wij het aanbod van diensten en informatie door derde partijen overeenkomstig kunnen aanpassen.Wij willen onze zakelijke partners, sollicitanten en andere bezoekers van onze website altijd voorzien van de beste informatie en de beste service verlenen.

1.3 Google Analytics

Deze website maakt ook gebruik van Google Analytics, een internetanalysedienst die wordt geleverd door Google, Inc. Google Analytics maakt gebruik van ‘cookies’. Dit zijn tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst zodat de website kan analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De informatie die de cookie genereert over uw gebruik van de website (inclusief uw IP-adres) wordt door Google doorgestuurd naar en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Google kan deze informatie gebruiken om bij te houden hoe u de website gebruikt, om voor website-exploitanten rapporten te genereren over de website-activiteit, en om andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google kan deze informatie overdragen aan externe partijen indien Google hiertoe wettelijk is verplicht, of voor zover deze externe partijen de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren aan andere gegevens waarover Google beschikt. U heeft de mogelijkheid het gebruik van cookies te weigeren door de betreffende instellingen in uw browser te selecteren. Houd er echter rekening mee dat u dan mogelijk geen gebruik kunt maken van de volledige functionaliteit van deze website.

Ga voor meer informatie over het gebruik van Google Analytics en hoe hiermee gegevens worden verzameld en verwerkt naar het deel “Hoe Google gegevens gebruikt van sites of apps die onze services gebruiken”, te vinden op https://policies.google.com/technologies/partner-sites.

1.4 Links naar andere websites

Houd er rekening mee dat deze website links bevat naar andere websites op internet die eigendom zijn van en worden beheerd door derde partijen. De informatiepraktijken van de aan onze website gelinkte websites vallen niet onder deze privacyverklaring, en wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de privacypraktijken van derden die deze websites beheren. Wanneer u informatie verstrekt aan derden die deze gelinkte sites beheren, gelden de regels (voor zover deze bestaan) van de gelinkte website met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens. Wij adviseren u nadrukkelijk om het privacybeleid van deze derde partijen door te nemen voordat u hen gegevens verstrekt. Deze andere websites kunnen hun eigen cookies versturen, gegevens verzamelen of om persoonsgegevens vragen. Wij hebben geen invloed op deze manier van gegevens verzamelen. Neem rechtstreeks contact op met deze bedrijven als u vragen heeft over de manier waarop zij omgaan met de gegevens die zij verzamelen.

1.5 Contact

Heeft u vragen of opmerkingen, neem dan contact met ons op via privacy@keylane.com of schrijf naar: Keylane B.V., t.a.v. Privacy Counsel, Varrolaan 60, Postbus 13097, 3507 LB, Utrecht.

1.6 Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring op elk moment wijzigen en zullen u daarvan op de hoogte stellen door de gewijzigde versie van de privacyverklaring op onze website te plaatsen. Dergelijke wijzigingen worden van kracht op de dag dat ze worden gepubliceerd. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig opnieuw door te nemen om te zien of er wijzigingen zijn doorgevoerd.

Deze privacyverklaring is opgesteld op 18 mei 2018 en is voor het laatst gewijzigd op 11 november 2020.

---

Privacyverklaring: Zakelijk contactpersoon, leverancier, partner, investeerder

Wat dekt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geeft informatie over persoonsgegevens van vertegenwoordigers en contactpersonen van klanten en/of potentiële klanten, verkopers, distributeurs, investeerders, (individuele) contractanten en andere zakelijke partners, voor zover die worden verwerkt door Keylane Topholding B.V. en haar groepsondernemingen.

Heeft u vragen of opmerkingen, neem dan contact met ons op via privacy@keylane.com of schrijf naar: Keylane B.V., t.a.v. Privacy Counsel, Varrolaan 60, Postbus 13097, 3507 LB, Utrecht.

Deze privacyverklaring licht toe welke persoonsgegeven worden verwerkt, met welk doel, hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang krijgt tot uw persoonsgegevens en hoe u deze kunt updaten, en waar u terecht kunt voor meer informatie.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en gebruiken:

• gegevens die u of uw bedrijf bij ons vertegenwoordigen, zoals: naam, functie, organisatie, zakelijk adres, telefoonnummers (inclusief mobiele nummers) en e-mailadres.
• Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen, om onze activa, medewerkers, contractnemers/contractanten te beschermen en specifiek om ervoor te zorgen dat wij handelsvoorschriften, wetten ter bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere regelgevende vereisten naleven, kunnen wij een screening uitvoeren van bestaande zakelijke wederpartijen en van potentiële zakelijke wederpartijen voordat een overeenkomst wordt gesloten, dan wel op ‘need-to-know’-basis nadat een overeenkomst is gesloten. De screening leidt niet tot enige geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot onze wederpartijen of potentiële wederpartijen.
• Als u onze kantoren en faciliteiten bezoekt, kunnen persoonsgegevens die worden opgeslagen op beveiligingsbadges en worden opgenomen door camera’s in onze gebouwen door ons worden verzameld en gebruikt. Wij doen dit om redenen van veiligheid en beveiliging.

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegeven?

• Bedrijfsvoering – Wij gebruiken deze persoonsgegevens voor zakelijke initiatieven, uitvoering van activiteiten, after-salesactiviteiten en het beheer van de onderneming en de commerciële relatie. Dit omvat het identificeren en opvolgen van nieuwe zakelijke mogelijkheden, het reageren op uw informatieverzoeken, het sluiten van nieuwe of het bijwerken van bestaande commerciële overeenkomsten, het uitvoeren van overeenkomsten, klantencommunicatie, directe marketing en after-salesactiviteiten. Voor het uitvoeren van deze taken hebben uitsluitend medewerkers van aangewezen afdelingen toegang tot uw persoonsgegevens. Daarnaast hebben wij ook een legitiem zakelijk belang in het bevorderen en versterken van onze commerciële en zakelijke relatie met u. Wij kunnen u bijvoorbeeld communicatie toezenden om nieuwe producten en diensten te introduceren.
• Naleving van wetten en regelgeving – Wij kunnen ook persoonsgegevens vrijgeven aan auditors, wetshandhavingsinstanties, overheids- en toezichthoudende autoriteiten. Deze persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het voorkomen van, voorbereiden op of uitvoeren van geschillenbeslechting en gerechtelijke procedures, en om ons, onze medewerkers en het publiek te beschermen tegen schade, laster, fraude, omkoping of misbruik. Wij kunnen deze persoonsgegevens eveneens gebruiken voor de naleving van wettelijke verplichtingen.
• Organisatie en management van de onderneming – Keylane kan bij de normale bedrijfsuitoefening activa verkopen of aankopen. Wanneer een andere entiteit ons of een van onze activa aankoopt, zal informatie die wij over u hebben verzameld aan deze entiteit worden overgedragen. Daarnaast kan dergelijke informatie bij het instellen van een procedure op het gebied van faillissement of reorganisatie door of tegen ons, worden beschouwd als activa en kan als zodanig worden verkocht of overgedragen aan derde partijen. Mocht een dergelijke verkoop of overdracht plaatsvinden, dan zullen wij met redelijke inspanning proberen te eisen dat de ontvangende partij alle via de website verkregen persoonsgegevens verwerkt op een manier die in lijn is met deze privacyverklaring.
• (Overig) rechtmatig belang – waaronder beveiligingsmaatregelen, zoals authenticatie, die gericht zijn op het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van (persoons-)gegevens en processen. .

De juridische gronden voor het verwerken van persoonsgegevens voor deze doeleinden zijn: (a) noodzakelijk voor het uitvoeren van een contract of voor het aangaan van een contract, (ii) noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, of (iii) noodzakelijk vanwege het rechtmatig belang van Keylane of een derde partij.

Aanvullend mag Keylane voor sommige doeleinden van gegevensverwerking om uw (geïnformeerde) toestemming vragen, welke toestemming u vrijelijk kunt geven.

Wij profileren niet en maken geen gebruik van applicaties voor big data.

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens van u aan derde partijen.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met bepaalde externe dienstverleners als dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is voor de doeleinden die wij beschrijven in deze privacyverklaring, en alleen indien wij er zeker van zijn dat delen van persoonsgegevens juridisch toegestaan of vereist is. Tot dergelijke externe dienstverleners behoren onder meer wervingsbureaus, providers van IT-systemen, beheerders van complianceprogramma’s, distributeurs, marketingvertegenwoordigers, transportbedrijven, verzekeringsmaatschappijen, financiële consultants, professionele adviseurs en advocatenkantoren.

Wij kunnen bepaalde aangewezen collega’s die werken voor gelieerde bedrijven van Keylane toegang verlenen tot persoonsgegevens. Wij doen dit uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden. Tenzij anders bepaald in deze privacyverklaring dragen wij geen persoonsgegevens over aan gelieerde bedrijven die zich buiten de EU bevinden.

Wij kunnen persoonsgegevens ook opslaan in de cloud. Dit houdt in dat de leveranciers van deze clouddiensten namens ons uw persoonsgegevens opslaan op diverse locaties wereldwijd. Wij verplichten onze leveranciers van clouddiensten passende verwerkersovereenkomsten aan te gaan (inclusief adequate waarborging van een veilige overdracht van persoonsgegevens)en geschikte organisatorische en technische maatregelen te treffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij treffen redelijke fysieke, technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, en tegen onbedoeld verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, en zullen deze maatregelen waar nodig bijwerken naarmate er nieuwe technologie beschikbaar komt. Het is onze bedoeling om persoonsgegevens accuraat en actueel te houden. Wij bewaren persoonsgegevens ook niet langer dan nodig is voor de doeleinden zoals die in deze privacyverklaring worden beschreven, en houden daarbij rekening met specifieke, wettelijke voorschriften.

Wat zijn uw rechten?

U kunt op elk moment verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken of waar wij toegang toe hebben. Als de persoonsgegevens die wij verwerken onjuistheden bevatten of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze onjuistheden te corrigeren of de persoonsgegevens aan te vullen. Aan deze verzoeken zal tijdig worden voldaan, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Wij zullen contact met u opnemen en kunnen u om aanvullende gegevens vragen om uw identiteit te verifiëren. In de meeste gevallen zullen wij op uw verzoek de gegevens bijwerken. In sommige gevallen kunnen wij uw verzoek echter beperken of afwijzen indien dit wettelijk is toegestaan of vereist, of wanneer wij niet in staat zijn uw identiteit te verifiëren.

Daarnaast heeft u aanvullende rechten (onderworpen aan beperkingen en uitzonderingen):

• Het recht om vergeten te worden. Als een verzoek hiertoe wordt geaccepteerd, zullen wij uw gegevens verwijderen uit onze systemen. Wij zullen derde partijen die uw gegevens verwerken opdragen hetzelfde te doen.
• Het recht op beperking (ook tijdelijk) van de verdere verwerking van persoonsgegevens.
• Het recht om bepaalde persoonsgegevens te laten overdragen in een machinaal leesbaar formaat.
• U kunt ook bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden.
• U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor zover de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming.

Contact

Indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij gereageerd hebben op uw verzoek, of als u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de Data Protection Officer van Keylane via privacy@keylane.com, of bij de toezichthoudende autoriteiten in uw land van vestiging.

---

Privacyverklaring: Sollicitanten

Wat dekt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring bied informatie over persoonsgegevens van personen die solliciteren naar een functie bij Keylane, of die een wervingsevenement bijwonen of een assessment ondergaan bij Keylane, zoals die worden verwerkt door Keylane Topholding of een van haar groepsondernemingen. Hieronder vallen potentiële medewerkers, stagiaires en contractnemers/contractanten.

Heeft u vragen of opmerkingen, neem dan contact met ons op via privacy@keylane.com of schrijf naar: Keylane B.V., t.a.v. Privacy Counsel, Varrolaan 60, Postbus 13097, 3507 LB, Utrecht.

Deze privacyverklaring licht toe welke persoonsgegeven wij van uw verwerken, waarom wij uw persoonsgegevens verwerken en met welk doel, hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang krijgt tot uw persoonsgegevens en hoe u deze kunt updaten, evenals welke mogelijkheden u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens en waar u terecht kunt voor meer informatie.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en gebruiken:

• informatie die u ons verstrekt, zoals: naam, (e-mail-)adres, telefoonnummer en mobiel nummer, geboorteplaats en -datum, salarisindicatie, en alle andere informatie die u opneemt in een cv en/of kopieën van certificaten, getuigenissen van opleiding en professionele achtergrond en referenties. Wij kunnen beperkte gevoelige persoonsgegevens verwerken op basis van een ingezonden foto of andere details die in een cv staan vermeld. In sommige gevallen kunnen wij ook informatie over u ontvangen via referenties die u heeft opgegeven.
• Als u onze kantoren en faciliteiten bezoekt, kunnen persoonsgegevens die worden opgeslagen op beveiligingsbadges en worden opgenomen door camera’s in onze gebouwen door ons verzameld en gebruikt worden. Wij doen dit om redenen van veiligheid en beveiliging.

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegeven?

• Human Resources, personeelsmanagement, uitvoering van bedrijfsprocessen en intern management – Wij gebruiken deze persoonsgegevens om te reageren op uw informatieverzoeken en een besluit te nemen omtrent uw sollicitatie (per e-mail, dan wel telefonisch of schriftelijk). Uw persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers en managers van HR en voor leden van de sollicitatiecommissie. Wij zullen alleen om uw toestemming vragen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. In de gevallen waarin verwerking is gebaseerd op uw toestemming en onderworpen aan toepasselijke lokale wetgeving die anderszins bepaalt, heeft u op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken. Dit zal geen invloed hebben op de geldigheid van de verwerking voordat de toestemming werd ingetrokken.
• Managementrapportage en -analyse – inclusief statistieke analyses en onderzoeken met betrekking tot de kwaliteit van het wervingsproces.
• Naleving van wetten en/of regelgeving volgens de wet en/of beleid en procedures van het bedrijf. Wij kunnen ook persoonsgegevens vrijgeven aan wetshandhavingsinstanties, overheids- en toezichthoudende autoriteiten. Deze persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het voorkomen van, voorbereiden op of uitvoeren van geschillenbeslechting en gerechtelijke procedures, en om ons, onze medewerkers en het publiek te beschermen tegen schade, laster, fraude, omkoping of misbruik. Wij kunnen deze persoonsgegevens eveneens gebruiken voor de naleving van wettelijke verplichtingen.
• (Overig) rechtmatig belang – waaronder beveiligingsmaatregelen, zoals authenticatie, die gericht zijn op het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van (persoons-)gegevens en processen.

De juridische gronden voor het verwerken van persoonsgegevens voor deze doeleinden zijn: (a) noodzakelijk voor het uitvoeren van een contract of voor het aangaan van een contract, (ii) noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, of (iii) noodzakelijk vanwege het rechtmatig belang van Keylane of een derde partij.

Aanvullend mag Keylane voor sommige doeleinden van gegevensverwerking om uw (geïnformeerde) toestemming vragen, welke toestemming u vrijelijk kunt geven.

Wij profileren niet en maken geen gebruik van applicaties voor big data.

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens van u aan derde partijen.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met bepaalde externe dienstverleners als dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is voor de doeleinden die wij beschrijven in deze privacyverklaring, en alleen indien wij er zeker van zijn dat delen van persoonsgegevens juridisch toegestaan of vereist is. Tot dergelijke externe dienstverleners behoren onder meer wervingsbureaus, providers van IT-systemen, beheerders van complianceprogramma’s, distributeurs, marketingvertegenwoordigers, transportbedrijven, verzekeringsmaatschappijen, financiële consultants, professionele adviseurs en advocatenkantoren.

Wij kunnen bepaalde aangewezen collega’s die werken voor gelieerde bedrijven van Keylane toegang verlenen tot persoonsgegevens. Wij doen dit uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden. Tenzij anders bepaald in deze privacyverklaring dragen wij geen persoonsgegevens over aan gelieerde bedrijven die zich buiten de EU bevinden.

Wij kunnen persoonsgegevens ook opslaan in de cloud. Dit houdt in dat de leveranciers van deze clouddiensten namens ons uw persoonsgegevens opslaan op diverse locaties wereldwijd. Wij verplichten onze leveranciers van clouddiensten passende verwerkersovereenkomsten aan te gaan (inclusief adequate waarborging van een veilige overdracht van persoonsgegevens), en geschikte organisatorische en technische maatregelen te treffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij treffen redelijke fysieke, technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, en tegen onbedoeld verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, en zullen deze maatregelen waar nodig bijwerken naarmate er nieuwe technologie beschikbaar komt. Het is onze bedoeling om persoonsgegevens accuraat en actueel te houden. Wij bewaren persoonsgegevens ook niet langer dan nodig is voor de doeleinden zoals die in deze privacyverklaring worden beschreven, en houden daarbij rekening met specifieke, wettelijke voorschriften.

Wat zijn uw rechten?

U kunt op elk moment verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken of waar wij toegang toe hebben. Als de persoonsgegevens die wij verwerken onjuistheden bevatten of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze onjuistheden te corrigeren of de persoonsgegevens aan te vullen. Aan deze verzoeken zal tijdig worden voldaan, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Wij zullen contact met u opnemen en kunnen u om aanvullende gegevens vragen om uw identiteit te verifiëren. In de meeste gevallen zullen wij op uw verzoek de gegevens bijwerken. In sommige gevallen kunnen wij uw verzoek echter beperken of afwijzen indien dit wettelijk is toegestaan of vereist, of wanneer wij niet in staat zijn uw identiteit te verifiëren

Daarnaast heeft u aanvullende rechten (onderworpen aan beperkingen en uitzonderingen):

• Het recht om vergeten te worden. Als een verzoek hiertoe wordt geaccepteerd, zullen wij uw gegevens verwijderen uit onze systemen. Wij zullen derde partijen die uw gegevens verwerken opdragen hetzelfde te doen.
• Het recht op beperking (ook tijdelijk) van de verdere verwerking van persoonsgegevens.
• Het recht om bepaalde persoonsgegevens te laten overdragen in een machinaal leesbaar formaat.
• U kunt ook bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden.
• U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor zover de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming.

Contact

Indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij gereageerd hebben op uw verzoek, of als u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de Data Protection Officer van Keylane via privacy@keylane.com, of bij de toezichthoudende autoriteiten in uw land van vestiging.

---

Privacyverklaring: Websitebezoekers

Wat dekt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring dekt alle gegevens die worden verzameld over bezoekers aan websites op www.keylane.com,www.careers.keylane.com enwww.benefits-plaza.nl. Deze privacyverklaring licht toe welke persoonsgegeven worden verwerkt, met welk doel, hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang krijgt tot uw persoonsgegevens en hoe u deze kunt updaten, en waar u terecht kunt voor meer informatie.

Heeft u vragen of opmerkingen, neem dan contact met ons op via privacy@keylane.com of schrijf naar: Keylane B.V., t.a.v. Privacy Counsel, Varrolaan 60, Postbus 13097, 3507 LB, Utrecht.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en gebruiken:

• persoonsgegevens die u ons op verzoek verstrekt, waaronder mogelijk uw naam, adres, telefoonnummer, faxnummer, bedrijfsnaam, en e-mailadres. Dit is afhankelijk van uw gebruik van onze website. Deze informatie kan worden verzameld wanneer feedback of e-mails worden verzonden naar de website, als u zich aanmeldt voor bepaalde diensten, als cookies worden ingesteld, of direct in reactie op verzoeken aan de website. In al zulke gevallen heeft u de optie om ons geen persoonsgegevens te verstrekken. Dat kan echter tot gevolg hebben dat bepaalde delen van de website voor u niet beschikbaar zijn.
• informatie over uw browser en uw apparaat, en over hoe u onze website gebruikt. Deze informatie omvat doorgaans uw IP-adres (Internet Protocol), hoe vaak u onze website heeft bezocht, evenals gegevens over uw eerste en uw meest recente bezoek, het exacte tijdstip waarop u toegang verkreeg tot de website en waarop u de website verliet, informatie over de gebruikte zoekmachine, welke link werd aangeklikt en welke zoekterm werd gebruikt.

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegevens?

• Functionaliteit website – Tenzij hieronder anders vermeld verkopen, ruilen of verhuren wij de persoonsgegevens, die wij hebben verzameld toen u toegang verkreeg tot onze website of hier op een andere wijze gebruik van maakte, niet met of aan anderen. De door de website verzamelde gegevens worden gebruikt voor wervings-, verkoop- en marketingdoeleinden. Wij kunnen uw persoonsgegevens vrijgeven aan derden voor traceringsdoeleinden, om de functionaliteit van de website te verbeteren, om statistieke en data-analyses uit te voeren, om u e-mails met promotiedoeleinden toe te sturen, en om informatie te verstrekken die u van ons heeft opgevraagd. Bovendien kunnen wij uw gebruikersnaam of andere identificeerbare gegevens publiceren als u ons content voor publicatie of feedback aanlevert. Wij kunnen niet-persoonlijke ‘geaggregeerde gegevens’ gebruiken om de werking van de website te verbeteren, of belangstelling voor delen van onze website te analyseren. Bovendien kunnen wij onder bepaalde omstandigheden persoonsgegevens vrijgeven aan derde partijen om uw ervaring op de site te verbeteren.
• Naleving van wetten en/of regelgeving – voor gerechtelijke procedures en naleving van de wet en/of beleid en procedures van het bedrijf. Wij kunnen ook persoonsgegevens vrijgeven aan wetshandhavingsinstanties, overheids- en toezichthoudende autoriteiten. Deze persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het voorkomen van, voorbereiden op of uitvoeren van geschillenbeslechting en gerechtelijke procedures, en om ons, onze medewerkers en het publiek te beschermen tegen schade, laster, fraude, omkoping of misbruik. Wij kunnen deze persoonsgegevens eveneens gebruiken voor de naleving van wettelijke verplichtingen. Uw persoonsgegevens kunnen aan een partij worden overgedragen wanneer wij faillissement aanvragen, of wanneer er sprake is van overdracht van activa of eigendom in verband met voorgenomen of voltrokken bedrijfsreorganisaties, zoals fusies of overnames.
• Organisatie en management van de onderneming – Keylane kan bij de normale bedrijfsuitoefening activa verkopen of aankopen. Wanneer een andere entiteit ons of een van onze activa aankoopt, zal informatie die wij over u hebben verzameld aan deze entiteit worden overgedragen. Daarnaast kan dergelijke informatie bij het instellen van een procedure op het gebied van faillissement of reorganisatie door of tegen ons, worden beschouwd als activa en kan als zodanig worden verkocht of overgedragen aan derde partijen. Mocht een dergelijke verkoop of overdracht plaatsvinden, dan zullen wij met redelijke inspanning proberen te eisen dat de ontvangende partij alle via de website verkregen persoonsgegevens verwerkt op een manier die in lijn is met deze privacyverklaring.
• (Overig) rechtmatig belang – waaronder beveiligingsmaatregelen, zoals authenticatie, die gericht zijn op het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van (persoons-)gegevens en processen.

De juridische gronden voor het verwerken van persoonsgegevens voor deze doeleinden zijn: (a) noodzakelijk voor het uitvoeren van een contract of voor het aangaan van een contract, (ii) noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, of (iii) noodzakelijk vanwege het rechtmatig belang van Keylane of een derde partij.

Aanvullend mag Keylane voor sommige doeleinden van gegevensverwerking om uw (geïnformeerde) toestemming vragen, welke toestemming u vrijelijk kunt geven.

Wij profileren niet en maken geen gebruik van applicaties voor big data.

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens van u aan derde partijen.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met bepaalde externe dienstverleners als dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is voor de doeleinden die wij beschrijven in deze privacyverklaring, en alleen indien wij er zeker van zijn dat delen van persoonsgegevens juridisch toegestaan of vereist is. Tot dergelijke externe dienstverleners behoren onder meer wervingsbureaus, providers van IT-systemen, beheerders van complianceprogramma’s, distributeurs, marketingvertegenwoordigers, transportbedrijven, verzekeringsmaatschappijen, financiële consultants, professionele adviseurs en advocatenkantoren.

Wij kunnen bepaalde aangewezen collega’s die werken voor gelieerde bedrijven van Keylane toegang verlenen tot persoonsgegevens. Wij doen dit uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden. Tenzij anders bepaald in deze privacyverklaring dragen wij geen persoonsgegevens over aan gelieerde bedrijven die zich buiten de EU bevinden.

Wij kunnen persoonsgegevens ook opslaan in de cloud. Dit houdt in dat de leveranciers van deze clouddiensten namens ons uw persoonsgegevens opslaan op diverse locaties wereldwijd. Wij verplichten onze leveranciers van clouddiensten passende verwerkersovereenkomsten aan te gaan (inclusief adequate waarborging van een veilige overdracht van persoonsgegevens),, en geschikte organisatorische en technische maatregelen te treffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij treffen redelijke fysieke, technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, en tegen onbedoeld verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, en zullen deze maatregelen waar nodig bijwerken naarmate er nieuwe technologie beschikbaar komt. Het is onze bedoeling om persoonsgegevens accuraat en actueel te houden. Wij bewaren persoonsgegevens ook niet langer dan nodig is voor de doeleinden zoals die in deze privacyverklaring worden beschreven, en houden daarbij rekening met specifieke, wettelijke voorschriften.

Wat zijn uw rechten?

U kunt op elk moment verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken of waar wij toegang toe hebben. Als de persoonsgegevens die wij verwerken onjuistheden bevatten of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze onjuistheden te corrigeren of de persoonsgegevens aan te vullen. Aan deze verzoeken zal tijdig worden voldaan, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Wij zullen contact met u opnemen en kunnen u om aanvullende gegevens vragen om uw identiteit te verifiëren. In de meeste gevallen zullen wij op uw verzoek de gegevens bijwerken. In sommige gevallen kunnen wij uw verzoek echter beperken of afwijzen indien dit wettelijk is toegestaan of vereist, of wanneer wij niet in staat zijn uw identiteit te verifiëren.

Daarnaast heeft u aanvullende rechten (onderworpen aan beperkingen en uitzonderingen):

• Het recht om vergeten te worden. Als een verzoek hiertoe wordt geaccepteerd, zullen wij uw gegevens verwijderen uit onze systemen. Wij zullen derde partijen die uw gegevens verwerken opdragen hetzelfde te doen.
• Het recht op beperking (ook tijdelijk) van de verdere verwerking van persoonsgegevens.
• Het recht om bepaalde persoonsgegevens te laten overdragen in een machinaal leesbaar formaat.
• U kunt ook bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden.
• U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor zover de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming.

Contact

Indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij gereageerd hebben op uw verzoek, of als u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de Data Protection Officer van Keylane via privacy@keylane.com, of bij de toezichthoudende autoriteiten in uw land van vestiging.